Bài viết này Vplace sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về những điều chúng ta phải cân nhắc khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, dưới đây là một số yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện các bạn cần chú ý.

Các yếu tố vi mô trong tổ chức sự kiện

Nếu quý khách có nhu cầu thuê hội trường tổ chức sự kiện hãy liên hệ với chúng tôi!

Có rất nhiều yếu tố cần được xem xét để thực hiện các hoạt động tổ chức sự kiện. Sự kiện thường được diễn ra trong một môi trường có hai yếu tố tác động chính, đầu tiên là môi trường vĩ mô và thứ hai là môi trường vi mô. Hãy để chúng tôi nói chi tiết để bạn hiểu hơn!

Đơn vị tổ chức

Các bộ phận khác nhau trong một tổ chức như cấp quản lý, tài chính, nhân sự, bộ phận nghiên cứu và phát triển (R&D), kế toán,…cần được đảm bảo nắm được các thông tin sự kiện khi bộ phận tổ chức chuẩn bị các hoạt động tổ chức sự kiện. Bộ phận tổ chức cần làm việc chặt chẽ với tất cả họ, vì mỗi một bộ phận sẽ là một yếu tố quyết định sự thành công với các chiến lược và kế hoạch được đề ra. 

Các nhà cung cấp

Các nhà cung cấp là một phần quan trọng trong mạng lưới cung cấp những giá trị khác nhau cho sự kiện của sự kiện. Họ là những người cung cấp các yếu tố đầu tiên và cần thiết nhất vào các hoạt động kinh doanh như nguyên vật liệu, phụ tùng, dụng cụ, thiết bị,…Chất lượng và độ tin cậy của các nhà cung cấp là rất cần thiết cho bất cứ hoạt động sự kiện nào. Đơn vị tổ chức phải có quyền kiểm soát về các dịch vụ được cung cấp và chi phí của các nhà cung cấp. Bất kỳ sự thiếu hụt hoặc chậm trễ nào, trong điều kiện thiên tai hoặc các trường hợp không mong muốn, có thể gây ảnh hưởng đến mục tiêu của sự kiện và dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng.

Tiếp thị trung gian

Tiếp thị trung gian cũng là một thành phần quan trọng đối với mạng lưới phân phối, để đem tới các chỉ số minh chứng sự thành công của sự kiện cho Doanh nghiệp. Họ bao gồm là những cá nhân hoặc công ty giúp công ty xúc tiến, bán và phân phối sản phẩm của mình cho khách hàng. Ví dụ họ giúp công ty tìm kiếm khách hàng, kho hàng hoặc công ty vận tải, giúp công ty dự trữ và chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất của đến các điểm tiếp thị như công ty quảng cáo và thực hiện các biện pháp nghiên cứu thị trường.

Công chúng

Công chúng là nhóm người có mối quan tâm thực sự hoặc tiềm năng đến sản phẩm của công ty, cũng có thể hiểu họ là những người gây tác động trực tiếp đến khả năng đạt được mục tiêu đề ra của sự kiện. Có bảy nhóm công chúng được xác định bao gồm:

• Công chúng tài chính: Ngân hàng, công ty đầu tư tài chính, quỹ đầu tư, công ty môi giới trên sở giao dịch chứng khoán, cổ đông…giới này có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng của công chúng. Khả năng đạt được tài trợ cho công ty để giải quyết các nhiệm vụ chiến lược.
• Các phương tiện thông tin đại chúng như đài báo, TV, báo chí…nhóm này sẽ đưa những thông tin có lợi hoặc có hại cho công ty.
• Các cơ quan nhà nước có khả năng tác động đến hoạt động sự kiện và marketing như: Bộ vệ sinh an toàn thực phẩm, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Văn hoá Thông tin, Bộ Tư pháp…Mỗi cơ quan đều có những tác động đến nhiều khía cạnh khác nhau của hoạt động marketing doanh nghiệp. 
• Công chúng đại diện cho công dân cũng là lực lượng thường xuyên ảnh hưởng đến hoạt động sự kiện và marketing của một công ty. Các tổ chức này có thể có các nhóm: nhóm bảo vệ người tiêu dùng, nhóm môi trường…
• Công chúng địa phương bao gồm cư dân địa phương và các tổ chức cộng đồng địa phương: Lực lượng này có thể hỗ trợ hoặc không hỗ trợ đến sự phủ sóng của sự kiện trên thị trường địa phương.
• Công chúng nói chung: Các đơn vị tổ chức sự kiện cần quan tâm đến thái độ của công chúng đối với sự kiện của họ. 
• Công chúng nội bộ: Bao gồm nhân viên, người quản lý, hội đồng quản trị…cũng là lực lượng ảnh hưởng đến hiệu quả của các quyết định tổ chức sự kiện và marketing, tốt hơn hay xấu hơn. 

Khách hàng

Các tác nhân quan trọng nhất trong môi trường vi mô của tổ chức sự kiện là khách hàng. Toàn bộ các hoạt động của sự kiện nhằm thu hút khách hàng mục tiêu và tạo ra được mối quan hệ bền chặt với họ. Có năm loại thị trường khách hàng mà các công ty, đơn vị tổ chức cần cố gắng đặt mục tiêu.

Các yếu tố vĩ mô trong tổ chức sự kiện

Môi trường vĩ mô đề cập đến các yếu tố khách quan, và không thể kiểm soát được đến việc ra quyết định của một sự kiện. Một sự kiện không thể chỉ tổ chức trong một “không gian nhỏ hẹp”, mà cần phải có tiếng vang trong những thị trường rộng lớn hơn. 

Môi trường nhân khẩu học

Nhân khẩu học có thể được định nghĩa là nghiên cứu về các đặc điểm đặc tính của con người về mật độ, tuổi, vị trí, giới tính, chủng tộc, nghề nghiệp và các số liệu thống kê khác. Các nhà tổ chức quan tâm đặc biệt đến nhân khẩu học vì con người là đối tượng chính để phát triển thị trường. Thu được nhiều thông tin về nhân khẩu học mang lại nhiều cơ hội cũng như thách thức cho các sự kiện.

Môi trường kinh tế

Môi trường kinh tế bao gồm các yếu tố có thể ảnh hưởng đến khả năng mua của người tiêu dùng cũng như các nhu cầu chi tiêu. Ví dụ, một sự kiện không nên tiếp thị sản phẩm của mình với một nhóm đối tượng nhất định khi chưa xem xét khả năng chi tiêu của khách hàng ở địa phương đó. Các tiêu chí kinh tế quan trọng bao gồm GDP, GNI, thuế suất thuế nhập khẩu, tỷ lệ thất nghiệp, lạm phát, cách thức chi tiêu cũng như thu nhập cá nhân khả dụng.

Môi trường tự nhiên

Ở đây đề cập đến các hiện tượng thiên nhiên hoặc môi trường tự nhiên, thường được các nhà tổ chức đưa vào danh sách có thể gây ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng cho việc tổ chức các sự kiện. Các điều kiện sinh thái đã trở thành một yếu tố quan trọng để xem xét khi tổ chức sự kiện, và điều đó đang nhận được mối quan tâm lớn vì liên quan tới môi trường trong những năm gần đây. Ví dụ, ô nhiễm không khí và nước, lũ lụt, hạn hán,…

Thói quen sử dụng công nghệ

Công nghệ có ảnh hưởng cốt yếu trong môi trường vĩ mô, một đơn vị tổ chức sự kiện cần thực hiện các nghiên cứu kỹ lưỡng về sự phổ biến và tỉ lệ sử dụng công nghệ của khách hàng, trước khi đầu tư vào bất kỳ hoạt động sự kiện hoặc marketing nào. Công ty cần có hiểu biết về thị hiếu sử dụng công nghệ của đối tượng sự kiện, để lập kế hoạch phù hợp cho các chiến dịch và truyền thông của họ.

Tình hình chính trị

Những diễn biến trong tình hình chính trị ảnh hưởng mạnh mẽ đến các quyết định tổ chức sự kiện. Điều này liên quan đến pháp luật, các cơ quan chính phủ, cũng như các tổ chức doanh nghiệp. Có thể  ảnh hưởng hoặc đưa ra các hạn chế đối với các cá nhân hoặc tổ chức khác nhau trong một chế độ xã hội nhất định.

Môi trường văn hóa

Môi trường văn hóa có sự liên kết trực tiếp với các yếu tố ảnh hưởng đến các thành phần cơ bản của sự kiện như: sở thích, nhận thức và hành vi người dùng của xã hội. Các đơn vị tổ chức cần hiểu được hành vi và tâm lý của người dùng trong xã hội, để đưa ra quyết định marketing chính xác. Sự thất bại của các đơn vị tổ chức sự kiện trong việc tìm hiểu văn hóa của các nước khác nhau, có thể dẫn đến nhiều sai lầm về văn hóa. Ví dụ, một biểu tượng có ý nghĩa tích cực trong một nền văn hóa này có thể mang một ý nghĩa tiêu cực trong một số nền văn hóa khác.

Tại sao cần lưu ý đến các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện?

Tóm lại, thành công của bất kỳ sự kiện và chiến dịch Marketing nào đều phụ thuộc nhiều vào các yếu tố môi trường vi mô và vĩ mô. Bất kỳ đơn vị tổ chức nào cũng nên xem xét sâu sắc các yếu tố này để đưa ra các quyết định đúng đắn. Xem xét kỹ lưỡng các yếu tố này có thể tăng tỷ lệ thành công của các sự kiện và chiến dịch Marketing.

Xem thêm:

• Quy trình tổ chức sự kiện
• Lập kế hoạch tổ chức sự kiện